ALLEGATO C – DONAZIONI DI MATERIALE BIBLIOGRAFICO

LINEE GUIDA PER L’ACCETTAZIONE DA PARTE DELLE BIBLIOTECHE del SiBA

Questo documento intende costituire un’integrazione al Regolamento del Sistema Bibliotecario d’Ateneo, chiarendo il contesto normativo per l’accettazione, l’acquisizione e  la gestione di fondi librari.

Dal punto di vista amministrativo si collega al Regolamento di Ateneo per l’Amministrazione, la Finanza e la Contabilità e in particolare al punto 8.13.

Premessa
Le Biblioteche riconoscono le donazioni come modalità di incremento del proprio patrimonio bibliografico e le considerano meritevoli di valorizzazione, in particolar modo se  riguardano materiali di interesse storico e culturale. Alla luce di queste considerazioni, possono essere prese in esame donazioni da parte sia di personale strutturato presso l’Ateneo, sia di privati cittadini, enti ed associazioni.

Particolare interesse è riservato alle donazioni di fondi librari storici-speciali, da intendersi nell’accezione largamente condivisa proposta all’interno del  censimento curato dalla Regione Lombardia (Regione Lombardia, I fondi speciali delle biblioteche lombarde. Censimento descrittivo, a cura dell’Istituto lombardo per la storia della Resistenza e dell’età contemporanea, Milano, Editrice Bibliografica, 1995-1998, vol. 1, p. ix):

“Per fondo storico-speciale si intende un complesso di materiale librario, archivistico e documentario in senso lato che offre un rilevante grado di organicità, di omogeneità e di specificità tematica, o che per la sua particolarità abbia una rilevante importanza storico-bibliografica o presenti comunque interesse nella genesi del patrimonio complessivo di una biblioteca.”

ModaIità di presentazione deII’offerta da parte del donante e di valutazione dell’offerta da parte della Biblioteca

Le modalità di presentazione e accettazione delle donazioni dipendono dall’entità e dal valore patrimoniale della donazione.

1.1.  Donazione di entita’ e valore modesti
Se la proposta riguarda l’accettazione di doni limitati a singoli volumi – e in generale per donazioni di piccola entità, o non particolarmente rilevanti dal punto di vista storico, culturale o antiquario – la decisione è affidata al Responsabile coordinatore della Biblioteca, sentito il Responsabile scientifico, sulla base dei criteri enunciati nel paragrafo 2.

In caso di accettazione della donazione, occorre formalizzarla con una sintetica dichiarazione liberatoria da parte del donatore, che rimanga agli atti della Biblioteca. (Modulo 1)

1.2.  Donazione consistente e di particolare valore
Se la donazione vanta una maggiore consistenza, la proposta di donazione deve essere inoltrata compilando l’apposito modulo (Modulo 2) indirizzato ad una Biblioteca del SiBA che ne dà opportuna comunicazione al relativo Consiglio Scientifico Bibliotecario o, eventualmente, al Consiglio Scientifico Bibliotecario che, per affinità disciplinare e scientifica con il materiale della donazione, sia più idoneo ad accoglierla.

La proposta di donazione deve contenere una stima complessiva della consistenza della donazione, una descrizione orientativa della tipologia e del formato del materiale, della copertura disciplinare e temporale, dello stato di conservazione e del suo valore di massima. Deve inoltre esplicitare tutte le eventuali clausole con cui il donante ritiene di dover condizionare la gestione del materiale (es. se esso debba essere considerato alla stregua di un Fondo e quindi non possa essere smembrato, se possa essere fruito integralmente o parzialmente, se debba essere sottoposto a particolare procedure per il suo trattamento gestionale e la sua identificazione etc.)

a) Il Consiglio Scientifico Bibliotecario esamina la proposta e, se lo ritiene opportuno, nomina una Commissione per la valutazione scientifica del materiale oggetto della donazione. La Commissione è formata da:

1. uno o più membri del Consiglio Scientifico Bibliotecario;
2. il Responsabile coordinatore della Biblioteca o un suo delegato;
3. uno o più esperti della disciplina maggiormente rappresentata all’interno della donazione, indicati dal Consiglio Scientifico Bibliotecario di concerto con il Presidente della Commissione Bibliotecaria d’Ateneo.

Ai fini di un’idonea valutazione della donazione, sia il Consiglio Scientifico Bibliotecario che la Commissione possono eventualmente richiedere di accedere al materiale per una ricognizione diretta.

b) il Consiglio Scientifico Bibliotecario o la Commissione esaminano il fondo e ne verificano l’interesse scientifico correlato all’ambito disciplinare della Biblioteca.

Nel caso l’interesse sia confermato, si procede anche ad una prima individuazione di nuclei antichi e/o di pregio per fornire una valutazione orientativa del loro valore patrimoniale.

Qualora necessario, è possibile avvalersi della consulenza supplementare di esperti esterni, sia per quanto attiene alla validità e alla coerenza scientifica della donazione, sia per quanto concerne il valore antiquario, le condizioni di conservazione, e ogni altro eventuale problema relativo al materiale.

L’attività ricognitiva si conclude con una sintetica relazione, compilando l’apposito modulo (Modulo 3),  che analizza la donazione sulla base dei criteri esposti al paragrafo 2.

c) Sulla base della relazione presentata, in cui siano stati opportunamente valutati la composizione, la qualità e il valore del fondo, oltre che i vantaggi e gli oneri conseguenti alla sua accettazione, il Consiglio Scientifico Bibliotecario si riserva di confermare l’interesse per la donazione. Nel caso invece l’offerta venga respinta, la Commissione ne dà motivata informazione al donante.

2.  Criteri di accettazione
L’accettazione del materiale bibliografico offerto alle Biblioteche per tramite di lasciti e donazioni è subordinata:

• alla conformità della donazione allo sviluppo coerente delle collezioni;
• al riconoscimento dell’importanza bibliografica della donazione per l’incremento delle collezioni della Biblioteca;
• al riconoscimento del valore culturale e/o antiquario della donazione;
• alle condizioni di conservazione del materiale e alla possibilità di un suo mantenimento nel medio e lungo periodo;
• alla sostenibilità degli oneri derivanti dal trattamento inventariale e catalografico;
• alla disponibilità di spazio necessaria ad accogliere il materiale e alle eventuali spese correlate (trasloco, catalogazione, acquisto di arredi ecc.);
• alle clausole eventualmente definite dal donante.

Inoltre, potrà essere effettuata una specifica valutazione in ordine all’accettazione di:

• duplicati di documenti già posseduti dalla Biblioteca;
• volumi di pregio o di particolare interesse bibliografico, ma in inidonee condizioni di conservazione;
• fascicoli o annate isolate di riviste;
• materiale grigio, materiali d’archivio, materiali in formati speciali, materiale non librario, ed ogni altra particolare tipologia documentaria.

Nel caso di donazioni che soddisfino solo parzialmente le condizioni precedenti, il Consiglio Scientifico Bibliotecario potrà proporre al donante un’accettazione parziale, comunicando l’elenco del materiale di interesse: sarà prerogativa del donante mantenere la validità dell’offerta oppure ritirarla.

Non rientra nelle responsabilità della Biblioteca che accoglie la donazione la gestione del materiale escluso dalla selezione, che rimane in gestione al donante (destinazione ad altre biblioteche, scarto, etc.).

Alla luce delle valutazioni emerse in sede di analisi del materiale, il Consiglio Scientifico Bibliotecario si riserva anche di riconoscere la donazione come Fondo storico-speciale, tutelandone l’integrità e promuovendone la valorizzazione.

I fondi di riconosciuto valore storico-culturale saranno gestiti in base alle norme di conservazione, tutela e valorizzazione stabilite dagli Enti a ciò preposti (Ministero dei Beni Culturali e Ambientali, Soprintendenza Regionale per i Beni Librari e Documentari, etc.), come ulteriormente specificato nel paragrafo 4.

3. Formalizzazione della donazione da parte del donante e accettazione da parte dell’Università
Per gli aspetti di carattere amministrativo si rimanda al Regolamento di Ateneo per l’Amministrazione, la Finanza e la Contabilità (in particolare al punto 8.13) e ad ogni suo ulteriore aggiornamento e/o revisione, in particolare per quanto riguarda la gestione di donazioni di importo superiore ad € 50.000 e il trattamento inventariale e patrimoniale del materiale bibliografico.

4. Gestione del materiale donato, trattamento inventariale e catalografico
Il materiale accettato in dono sarà sottoposto dalle Biblioteche  del SiBA a tutte le operazioni amministrative e gestionali (valutazione ed inventariazione del materiale antico e/o di pregio, catalogazione, disponibilità alla consultazione e al prestito, restauro, dislocazione, scarto etc.) dettate dalle norme interne, salvo eventuali restrizioni previste dalle clausole accettate all’atto della donazione.

Nel caso in cui la donazione sia riconosciuta come Fondo, le biblioteche garantiscono di mettere in atto tutte le procedure per assicurarne la tutela, la valorizzazione e l’individuazione all’interno del patrimonio documentario, predisponendo un’apposita scheda descrittiva ed inserendolo nell’elenco dei fondi gestiti dall’Ateneo.

Nel caso il materiale accettato non abbia la consistenza e i requisiti propri del Fondo ma, per vari motivi, la biblioteca decida comunque di mantenerlo unito virtualmente, sarà possibile adottare la modalità di gestione per Raccolta, che prevede solo l’aggregazione a livello gestionale.

Qualora cambiassero le caratteristiche della Raccolta, sarà possibile trasformarla nominalmente in Fondo, mettendo in atto tutti gli interventi tecnici per consentire la visualizzazione in Opac, come previsto per i fondi.

ALLEGATI

All. 1. – MODULO PER LA DONAZIONE DI MATERIALE LIBRARIO DI MODESTA ENTITA’

All. 2. – MODULO PER LA DONAZIONE DI MATERIALE LIBRARIO

All. 3. – VALUTAZIONE DELLA DONAZIONE DI MATERIALE LIBRARIO

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